Die sorgfältige Auswahl von Waren und Dienstleistungen war über Jahrhunderte hinweg der Grundstein für den Erfolg von Organisationen. Sie hilft einem Unternehmen, den täglichen Betrieb so effizient und effektiv wie möglich zu gestalten und gleichzeitig die Gewinnspanne zu verwalten.
Deshalb ist der Beschaffungsprozess so wichtig, da er es einer Organisation ermöglicht, das beste Produkt oder die beste Dienstleistung von einem Anbieter zu beziehen, das/die ihr Geschäft verbessert und ihre Ziele erreicht.
Wir sind hier, um Ihnen zu helfen, zu verstehen, warum jeder Schritt des Beschaffungsprozesses entscheidend ist, und bieten einen umfassenden Überblick über die Beschaffung, ihre wichtigsten Phasen, Herausforderungen und bewährte Praktiken.
Für wen ist das?
Wenn Sie eine Beschaffungs- oder Betriebsleitung in einer wachsenden Organisation sind, die Schwierigkeiten hat, ihre Beschaffungsabläufe zu standardisieren und zu optimieren, wird Ihnen dieser Leitfaden helfen, einen transparenten, effizienten und konformen Prozess umzusetzen, der bessere Ergebnisse mit Anbietern liefert.
Was ist Beschaffung?
Beschaffung bezieht sich auf den Prozess, bei dem Organisationen Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten von externen Anbietern identifizieren, bewerten und erwerben. Der Beschaffungsprozess selbst bildet einen strukturierten Ansatz dafür, der Transparenz und Fairness für die beteiligten Anbieter gewährleistet.
Durch die Beschaffung wird eine Organisation die Kosteneffizienz, Qualität und Einhaltung von Vorschriften prüfen, bevor sie einen Anbieter auswählt, um die von ihnen festgelegten Lieferungen zu erfüllen. Beschaffung kann in zwei Hauptkategorien unterteilt werden:
- Direkte Beschaffung: Erwerb von Waren und Dienstleistungen, die für die Haupttätigkeiten einer Organisation wesentlich sind (z. B. Rohstoffe für die Herstellung).
- Indirekte Beschaffung: Kauf von Waren und Dienstleistungen, die eine Organisation unterstützen, aber nicht direkt mit der Produktion verbunden sind (z. B. Büromaterial, IT-Dienstleistungen).
Warum ist der Beschaffungsprozess wichtig?
Durch einen gut verwalteten Beschaffungsprozess können Sie maximalen Wert aus neuen Geschäften ziehen, die Ihrer Organisation in mehreren Aspekten zugutekommen:
- Kosteneffizienz: Sichern Sie sich wettbewerbsfähige Preise und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
- Qualitätssicherung: Finden Sie zuverlässige Anbieter, die hochwertige Waren oder Dienstleistungen liefern.
- Risikominderung: Halten Sie die Einhaltung von Vorschriften und Sorgfaltsstandards aufrecht.
- Betriebskontinuität: Liefern Sie wesentliche Waren und Dienstleistungen pünktlich gemäß Zeitplan.
Wichtige Phasen des Beschaffungsprozesses
Phase 1: Bedarfsermittlung
Der Prozess beginnt damit, dass die Organisation feststellt, welche Waren oder Dienstleistungen sie benötigt, einschließlich des Zeitplans, bis wann sie ein Urteil fällen möchten. Dies umfasst:
- Bewertung der betrieblichen Anforderungen.
- Definition der Spezifikationen für die benötigten Produkte oder Dienstleistungen.
- Schätzung von Budgets und Zeitplänen.
Phase 2: Lieferantenrecherche
Sie werden dann potenzielle Lieferanten prüfen, die ihre Bedürfnisse erfüllen können, und dabei eine Reihe von Anbietern innerhalb der relevanten Branche in Betracht ziehen. Dies könnte Lieferanten umfassen, mit denen sie zuvor gearbeitet haben, sowie völlig neue Anbieter, um diejenigen zu identifizieren, die gut passen würden. Diese Phase kann beinhalten:
- Überprüfung der Referenzen und Erfahrungen der Anbieter.
- Bewertung ihrer bisherigen Leistung und ihres Rufs.
- Erstellung einer engeren Auswahl an Lieferanten für weitere Überlegungen.
Phase 3: Ausschreibung
Dies wird gefolgt von der Organisation, die Beschaffungsdokumente an Anbieter ausgibt, die sie für geeignet halten. Dies ermöglicht es ihnen, weitere Informationen und Vorschläge von ihnen zu sammeln. Je nach Bedarf könnte dies umfassen:
- Anfragen nach Informationen (RFIs): Um vorläufige Details zu sammeln.
- Anfragen nach Vorschlägen (RFPs): Um detaillierte Lösungen und Preise zu bewerten.
- Anfragen nach Angeboten (RFQs): Um Preise für spezifische Waren oder Dienstleistungen zu vergleichen.
Phase 4: Bewertung und Auswahl
Sobald die Antworten von der Organisation eingegangen sind, werden sie jede Antwort der Lieferanten überprüfen. Dies wird auf Kriterien wie Kosten, Qualität, Erfahrung und Compliance basieren, abhängig von der Art der ausgestellten Anfrage.
Die Phasen 3 & 4 können wiederholt werden, je nachdem, ob eine Folgeanfrage gestellt werden muss. Zum Beispiel, wenn eine Organisation mit einer Informationsanfrage (RFI) beginnt, könnten sie dann die Anbieter bitten, eine Anfrage nach Vorschlägen (RFP) zu vervollständigen. Es könnte auch notwendig sein, eine Sorgfaltsprüfung durchzuführen, einschließlich finanzieller und betrieblicher Bewertungen, durch einen Sorgfaltsfragebogen (DDQ).
Phase 5: Vertragsverhandlung und Vergabe
Nachdem ein erfolgreicher Anbieter ausgewählt wurde, geht der Prozess weiter, um die Vertragsbedingungen zu verhandeln. Dies ermöglicht es beiden Parteien, vollständige Klarheit über Lieferungen, Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Zahlungsbedingungen zu haben.
Sobald alle Bedingungen vereinbart wurden, was einige Runden erfordern kann, wird der Vertrag dem ausgewählten Lieferanten zur Lieferung vergeben.
Phase 6: Umsetzung und Lieferung
Die Organisation wird wahrscheinlich die laufende Leistung des Lieferanten während der Vertragslaufzeit überwachen. Dies kann besonders relevant in der frühen Phase eines Vertrags sein, um sicherzustellen, dass alle Waren und Dienstleistungen wie vereinbart geliefert werden. Dies kann beinhalten:
- Regelmäßige Kommunikation mit dem Lieferanten.
- Schnelle Bearbeitung von Problemen oder Verzögerungen.
- Durchführung von Qualitätskontrollen der gelieferten Artikel oder Dienstleistungen.
Phase 7: Überprüfung und Feedback
Obwohl die Beschaffung selbst technisch abgeschlossen sein mag, wird der Prozess noch einige Zeit fortgesetzt. Die Organisation wird wahrscheinlich eine Bewertung des Beschaffungsprozesses und der Gesamtleistung des Lieferanten durchführen.
Dies ermöglicht es ihnen, Erkenntnisse zu sammeln, die es ihnen ermöglichen, zukünftige Beschaffungsaktivitäten zu verbessern, wie z. B. die Anpassung von Kriterien oder die Verfeinerung interner Verfahren.
Häufige Herausforderungen im Beschaffungsprozess
- Mangelnde Klarheit: Schlecht definierte Anforderungen können zu einer ungeeigneten Anbieterauswahl führen.
- Lieferantenrisiken: Probleme wie finanzielle Instabilität oder Nichteinhaltung können Risiken darstellen, wenn sie während der Beschaffung nicht ordnungsgemäß berücksichtigt werden.
- Budgetbeschränkungen: Das Gleichgewicht zwischen Kosteneffizienz und Qualitätsanforderungen ist einer der Hauptfaktoren in der Bewertungs- und Auswahlphase.
- Prozessineffizienzen: Manuelle Arbeitsabläufe oder fehlende Automatisierung können die Beschaffung verlangsamen, was bedeutet, dass Fristen gefährdet sind und Entscheidungen länger dauern.
Best Practices für effektive Beschaffung
- Entwickeln Sie klare Richtlinien: Erstellen Sie detaillierte Beschaffungsrichtlinien, um Ihr Team zu leiten und alle Maßnahmen so effizient wie möglich zu halten.
- Sicherstellen der Einhaltung: Überprüfen Sie regelmäßig die Beschaffungspraktiken, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Vorschriften einhalten - es könnte Aktualisierungen gegeben haben.
- Fokus auf Beziehungen: Bauen Sie starke Partnerschaften mit Lieferanten auf, um Vertrauen und Zusammenarbeit zu fördern, was Ihnen hilft, die bestmöglichen Antworten zu erhalten.
- Technologie nutzen: Verwenden Sie eine Beschaffungssoftware, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Genauigkeit zu verbessern, sodass Sie Ihre Bemühungen dort konzentrieren können, wo sie den größten Wert haben.
Wichtige Erkenntnisse & Zusammenfassung
Ein ordnungsgemäß durchgeführter Beschaffungsprozess trägt dazu bei, die betriebliche Effizienz sicherzustellen, auch wenn der Betrieb auf neue Lieferanten ausgeweitet wird.
Er ermöglicht es Unternehmen, den größtmöglichen Wert aus diesen neuen Partnerschaften zu ziehen und sicherzustellen, dass sie die richtige Wahl treffen, mit wem sie zusammenarbeiten - was das Wachstum einer Organisation fördern oder behindern kann. Mit einem strukturierten Ansatz können Unternehmen die mit neuen Geschäften verbundenen Risiken minimieren und hochwertige Waren und Dienstleistungen sichern, um ihre Ziele zu erreichen.
Wichtige Erkenntnisse:
- Beschaffung umfasst mehrere Phasen, von der Bedarfsermittlung bis zur Lieferantenbewertung und Vertragsmanagement.
- Ein gut durchgeführter Beschaffungsprozess verbessert die Kosteneffizienz, Qualität und Betriebskontinuität.
- Die Nutzung von Technologie und die Pflege von Lieferantenbeziehungen können die Effektivität der Beschaffung verbessern.
Durch das richtige Verständnis und die Optimierung Ihres Beschaffungsprozesses können Sie Ihrer Organisation erhebliche Vorteile bieten und ihr helfen, wettbewerbsfähig und widerstandsfähig zu bleiben.
Beschaffungsprozess - FAQs
Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf?
Beschaffung ist ein strategischer Prozess, der die Bedarfsermittlung, die Bewertung von Lieferanten und das Vertragsmanagement umfasst, während der Einkauf der transaktionale Prozess des Bestellens und Bezahlens von Waren oder Dienstleistungen ist.
Wie lange dauert der Beschaffungsprozess?
Der Zeitrahmen variiert je nach Komplexität des Beschaffungsbedarfs, reicht jedoch typischerweise von Wochen für einfache Einkäufe bis zu Monaten für groß angelegte Projekte.
Welche Werkzeuge können bei der Beschaffung helfen?
Es gibt eine Reihe von Werkzeugen, die Sie in Betracht ziehen können, um bei der Beschaffung zu helfen, wobei Beschaffungsmanagement-Software eines der hilfreichsten ist. Sie kann Aufgaben wie Lieferantenbewertung, Vertragsmanagement und Berichterstattung optimieren, die Gesamt Effizienz verbessern und wertvolle Ressourcen sparen.
Wie stellen Sie die Einhaltung in der Beschaffung sicher?
Die Einhaltung kann durch die Einhaltung von Vorschriften, die Durchführung von Sorgfaltsprüfungen und die Aufrechterhaltung der Transparenz während des gesamten Beschaffungsprozesses sichergestellt werden.
Welche Rolle spielen RFIs, RFPs und RFQs in der Beschaffung?
Diese Dokumente helfen Organisationen, Informationen zu sammeln (RFI), Lösungen zu bewerten (RFP) und Preise zu vergleichen (RFQ) von potenziellen Lieferanten, was eine fundierte Entscheidungsfindung in jeder Phase des Beschaffungsprozesses ermöglicht.
