Die sorgfältige Auswahl von Waren und Dienstleistungen war seit Jahrhunderten der Grundstein für den Erfolg von Organisationen. Sie hilft einem Unternehmen, den täglichen Betrieb so effizient und effektiv wie möglich zu gestalten und gleichzeitig das Endergebnis zu verwalten.
Deshalb ist der Beschaffungsprozess so wichtig, da er einer Organisation ermöglicht, das beste Produkt oder die beste Dienstleistung von einem Anbieter zu beziehen, das ihr Geschäft verbessert und ihre Ziele erreicht.
Wir sind hier, um Ihnen zu helfen, zu verstehen, warum jeder Schritt des Beschaffungsprozesses entscheidend ist, und bieten einen umfassenden Überblick über die Beschaffung, ihre wichtigsten Phasen, Herausforderungen und bewährte Praktiken.
Für wen ist das?
Wenn Sie in einer wachsenden Organisation für Beschaffung oder Betrieb verantwortlich sind und Schwierigkeiten haben, Ihre Beschaffungsabläufe zu standardisieren und zu optimieren, wird Ihnen dieser Leitfaden helfen, einen transparenten, effizienten und konformen Prozess zu implementieren, der bessere Ergebnisse mit Anbietern liefert.
Was ist Beschaffung?
Beschaffung bezieht sich auf den Prozess, bei dem Organisationen Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten von externen Anbietern identifizieren, bewerten und erwerben. Der Beschaffungsprozess selbst bildet einen strukturierten Ansatz dafür, der Transparenz und Fairness für die beteiligten Anbieter gewährleistet.
Durch die Beschaffung wird eine Organisation Kostenwirksamkeit, Qualität und Einhaltung von Vorschriften prüfen, bevor sie einen Anbieter auswählt, um die von ihnen festgelegten Lieferungen zu erfüllen. Beschaffung kann in zwei Hauptkategorien unterteilt werden:
- Direkte Beschaffung: Erwerb von Waren und Dienstleistungen, die für die Haupttätigkeiten einer Organisation wesentlich sind (z.B. Rohstoffe für die Produktion).
- Indirekte Beschaffung: Kauf von Waren und Dienstleistungen, die eine Organisation unterstützen, aber nicht direkt mit der Produktion verbunden sind (z.B. Büromaterial, IT-Dienstleistungen).
Warum ist der Beschaffungsprozess wichtig?
Durch einen gut verwalteten Beschaffungsprozess können Sie maximalen Wert aus neuen Geschäften ziehen, die Ihrer Organisation auf verschiedene Weise zugutekommen:
- Kosteneffizienz: Sichern Sie sich wettbewerbsfähige Preise und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
- Qualitätssicherung: Finden Sie zuverlässige Anbieter, die qualitativ hochwertige Waren oder Dienstleistungen liefern.
- Risikominderung: Halten Sie sich an Compliance- und Sorgfaltsstandards.
- Betriebskontinuität: Liefern Sie wesentliche Waren und Dienstleistungen pünktlich gemäß Zeitplan.
Wichtige Phasen des Beschaffungsprozesses
Phase 1: Bedarfsermittlung
Der Prozess beginnt damit, dass die Organisation feststellt, welche Waren oder Dienstleistungen sie benötigt, einschließlich des Zeitrahmens, in dem sie eine Entscheidung treffen möchte. Dies beinhaltet:
- Bewertung der betrieblichen Anforderungen.
- Definition der Spezifikationen für die benötigten Produkte oder Dienstleistungen.
- Schätzung von Budgets und Zeitplänen.
Phase 2: Lieferantenrecherche
Sie werden dann potenzielle Lieferanten betrachten, die ihre Bedürfnisse erfüllen können, und eine Reihe von Anbietern innerhalb der relevanten Branche in Betracht ziehen. Dies könnte Lieferanten umfassen, mit denen sie zuvor gearbeitet haben, sowie völlig neue Anbieter, um diejenigen zu identifizieren, die gut passen würden. Diese Phase kann beinhalten:
- Überprüfung der Referenzen und Erfahrungen der Anbieter.
- Bewertung ihrer bisherigen Leistung und ihres Rufs.
- Erstellung einer Auswahlliste von Lieferanten für weitere Überlegungen.
Phase 3: Ausschreibung
Darauf folgt, dass die Organisation Beschaffungsdokumente an Anbieter ausgibt, die sie für geeignet hält. Dies ermöglicht es ihnen, weitere Informationen und Vorschläge von ihnen zu sammeln. Abhängig vom Bedarf könnte dies beinhalten:
- Anfragen nach Informationen (RFIs): Um vorläufige Details zu sammeln.
- Anfragen nach Vorschlägen (RFPs): Um detaillierte Lösungen und Preise zu bewerten.
- Anfragen nach Angeboten (RFQs): Um Preise für spezifische Waren oder Dienstleistungen zu vergleichen.
Phase 4: Bewertung und Auswahl
Sobald die Antworten von der Organisation eingegangen sind, werden sie jede Antwort der Lieferanten überprüfen. Dies basiert auf Kriterien wie Kosten, Qualität, Erfahrung und Compliance, abhängig von der Art der ausgestellten Anfrage.
Die Phasen 3 & 4 können wiederholt werden, je nachdem, ob eine Folgeanfrage gestellt werden muss. Wenn eine Organisation beispielsweise mit einer Informationsanfrage (RFI) beginnt, kann sie dann die Anbieter bitten, eine Angebotsanfrage (RFP) auszufüllen. Es kann auch notwendig sein, eine Due-Diligence-Prüfung, einschließlich finanzieller und betrieblicher Bewertungen, durch einen Due-Diligence-Fragebogen (DDQ) durchzuführen.
Phase 5: Vertragsverhandlung und -vergabe
Nachdem ein erfolgreicher Anbieter ausgewählt wurde, geht der Prozess weiter zur Verhandlung der Vertragsbedingungen. Dies ermöglicht beiden Parteien, vollständige Klarheit über Lieferungen, Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Zahlungsbedingungen zu haben.
Sobald alle Bedingungen vereinbart wurden, was möglicherweise mehrere Runden erfordert, wird der Vertrag an den ausgewählten Lieferanten vergeben, um mit der Lieferung zu beginnen.
Phase 6: Umsetzung und Lieferung
Die Organisation wird wahrscheinlich die laufende Leistung des Lieferanten während der Vertragslaufzeit überwachen. Dies kann besonders relevant in der frühen Phase eines Vertrags sein, um sicherzustellen, dass alle Waren und Dienstleistungen wie vereinbart geliefert werden. Dies kann beinhalten:
- Regelmäßige Kommunikation mit dem Lieferanten.
- Schnelle Behebung von Problemen oder Verzögerungen.
- Durchführung von Qualitätskontrollen der gelieferten Artikel oder Dienstleistungen.
Phase 7: Überprüfung und Feedback
Obwohl die Beschaffung selbst technisch abgeschlossen sein mag, wird der Prozess noch einige Zeit fortgesetzt. Die Organisation wird wahrscheinlich eine Bewertung des Beschaffungsprozesses und der Gesamtleistung des Lieferanten durchführen.
Dies ermöglicht es ihnen, Erkenntnisse zu sammeln, die es ihnen ermöglichen, zukünftige Beschaffungsaktivitäten zu verbessern, wie z.B. die Anpassung von Kriterien oder die Verfeinerung interner Verfahren.
Häufige Herausforderungen im Beschaffungsprozess
- Unklarheit: Schlecht definierte Anforderungen können zu einer ungeeigneten Lieferantenauswahl führen.
- Lieferantenrisiken: Probleme wie finanzielle Instabilität oder Nichteinhaltung können Risiken darstellen, wenn sie während der Beschaffung nicht richtig berücksichtigt werden.
- Budgetbeschränkungen: Die Balance zwischen Kosteneffizienz und Qualitätsanforderungen ist einer der Hauptfaktoren in der Bewertungs- und Auswahlphase.
- Prozessineffizienzen: Manuelle Arbeitsabläufe oder fehlende Automatisierung können die Beschaffung verlangsamen, was bedeutet, dass Fristen gefährdet sind und Entscheidungen länger dauern.
Bewährte Praktiken für eine effektive Beschaffung
- Entwicklung klarer Richtlinien: Erstellen Sie detaillierte Beschaffungsrichtlinien, um Ihr Team zu leiten und alle Aktionen so effizient wie möglich zu halten.
- Sicherstellung der Compliance: Überprüfen Sie regelmäßig die Beschaffungspraktiken, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Vorschriften einhalten - es könnten Aktualisierungen erfolgt sein.
- Fokus auf Beziehungen: Bauen Sie starke Partnerschaften mit Lieferanten auf, um Vertrauen und Zusammenarbeit zu fördern, was Ihnen hilft, die bestmöglichen Antworten zu erhalten.
- Nutzung von Technologie: Verwenden Sie eine Beschaffungssoftware, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Genauigkeit zu verbessern, sodass Sie Ihre Bemühungen dort konzentrieren können, wo sie den größten Wert haben.
Wichtige Erkenntnisse & Zusammenfassung
Ein ordnungsgemäß durchgeführter Beschaffungsprozess hilft, die betriebliche Effizienz sicherzustellen, selbst wenn der Betrieb auf neue Lieferanten ausgeweitet wird.
Er ermöglicht es Unternehmen, den größtmöglichen Wert aus diesen neuen Partnerschaften zu ziehen und sicherzustellen, dass sie die richtige Wahl treffen, mit wem sie zusammenarbeiten - was das Wachstum einer Organisation fördern oder behindern kann. Mit einem strukturierten Ansatz können Unternehmen die mit neuen Geschäften verbundenen Risiken minimieren und hochwertige Waren und Dienstleistungen sichern, um ihre Ziele zu erreichen.
Wichtige Erkenntnisse:
- Beschaffung umfasst mehrere Phasen, von der Bedarfsermittlung bis zur Lieferantenbewertung und Vertragsmanagement.
- Ein gut durchgeführter Beschaffungsprozess verbessert die Kosteneffizienz, Qualität und Betriebskontinuität.
- Der Einsatz von Technologie und die Pflege von Lieferantenbeziehungen können die Effektivität der Beschaffung steigern.
Durch das richtige Verständnis und die Optimierung Ihres Beschaffungsprozesses können Sie Ihrer Organisation erhebliche Vorteile bieten und sie wettbewerbsfähig und widerstandsfähig halten.
Beschaffungsprozess - FAQs
Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf?
Beschaffung ist ein strategischer Prozess, der die Bedarfsermittlung, die Bewertung von Lieferanten und das Vertragsmanagement umfasst, während der Einkauf der transaktionale Prozess des Bestellens und Bezahlens von Waren oder Dienstleistungen ist.
Wie lange dauert der Beschaffungsprozess?
Der Zeitrahmen variiert je nach Komplexität des Beschaffungsbedarfs, reicht jedoch typischerweise von Wochen für einfache Einkäufe bis zu Monaten für Großprojekte.
Welche Werkzeuge können bei der Beschaffung helfen?
Es gibt eine Reihe von Werkzeugen, die Sie in Betracht ziehen können, um bei der Beschaffung zu helfen, wobei Beschaffungsmanagement-Software eine der hilfreichsten ist. Sie kann Aufgaben wie die Lieferantenbewertung, das Vertragsmanagement und das Reporting optimieren, die Gesamteffizienz verbessern und wertvolle Ressourcen sparen.
Wie stellen Sie die Compliance in der Beschaffung sicher?
Compliance kann durch die Einhaltung von Vorschriften, die Durchführung von Due Diligence und die Aufrechterhaltung der Transparenz während des gesamten Beschaffungsprozesses sichergestellt werden.
Welche Rolle spielen RFIs, RFPs und RFQs in der Beschaffung?
Diese Dokumente helfen Organisationen, Informationen zu sammeln (RFI), Lösungen zu bewerten (RFP) und Preise zu vergleichen (RFQ) von potenziellen Lieferanten, was eine fundierte Entscheidungsfindung in jeder Phase des Beschaffungsprozesses ermöglicht.
