La sélection minutieuse des biens et services a été la pierre angulaire du succès des organisations pendant des siècles. Elle aide les opérations quotidiennes d'une entreprise à fonctionner aussi efficacement et efficacement que possible tout en gérant le résultat net.
C'est pourquoi le processus d'approvisionnement est si important, car il permet à une organisation de trouver le meilleur produit ou service auprès d'un fournisseur qui améliorera son entreprise et l'aidera à atteindre ses objectifs.
Nous sommes ici pour vous aider à comprendre pourquoi chaque étape du processus d'approvisionnement est cruciale, en fournissant un aperçu complet de l'approvisionnement, de ses étapes clés, de ses défis et de ses meilleures pratiques.
À qui cela s'adresse-t-il ?
Si vous êtes responsable des achats ou des opérations dans une organisation en pleine croissance qui a du mal à standardiser et rationaliser ses flux de travail d'approvisionnement, ce guide vous aidera à mettre en place un processus transparent, efficace et conforme qui offre de meilleurs résultats avec les fournisseurs.
Qu'est-ce que l'approvisionnement ?
L'approvisionnement désigne le processus par lequel les organisations identifient, évaluent et acquièrent des biens, services ou travaux auprès de fournisseurs externes. Le processus d'approvisionnement lui-même forme une approche structurée de cela, garantissant transparence et équité pour les fournisseurs impliqués.
Grâce à l'approvisionnement, une organisation examinera l'efficacité des coûts, la qualité et la conformité à toute réglementation avant de sélectionner un fournisseur pour remplir les livrables qu'elle a spécifiés. L'approvisionnement peut être divisé en deux catégories principales :
- Approvisionnement direct : Acquisition de biens et services essentiels aux opérations principales d'une organisation (par exemple, matières premières pour la fabrication).
- Approvisionnement indirect : Achat de biens et services qui soutiennent une organisation mais ne sont pas directement liés à la production (par exemple, fournitures de bureau, services informatiques).
Pourquoi le processus d'approvisionnement est-il important ?
En ayant un processus d'approvisionnement bien géré, vous pouvez tirer une valeur maximale des nouvelles affaires qui bénéficient à votre organisation de plusieurs façons :
- Efficacité des coûts : Obtenez des prix compétitifs et un bon rapport qualité-prix.
- Assurance qualité : Trouvez des fournisseurs fiables qui livrent des biens ou services de haute qualité.
- Atténuation des risques : Maintenez l'adhésion aux normes de conformité et de diligence raisonnable.
- Continuité opérationnelle : Livrez des biens et services essentiels rapidement selon le calendrier.
Étapes clés du processus d'approvisionnement
Étape 1 : Identification des besoins
Le processus commence par l'organisation identifiant quels biens ou services elle a besoin, y compris le calendrier qu'elle souhaite atteindre pour rendre un verdict. Cela implique :
- Évaluer les demandes opérationnelles.
- Définir les spécifications des produits ou services requis.
- Estimer les budgets et les délais.
Étape 2 : Recherche de fournisseurs
Ils examineront ensuite les fournisseurs potentiels qui peuvent répondre à leurs besoins, en considérant une gamme de fournisseurs dans l'industrie concernée. Cela pourrait inclure des fournisseurs avec lesquels ils ont déjà travaillé ainsi que de nouveaux fournisseurs afin d'identifier ceux qui conviendraient. Cette étape peut impliquer :
- Examiner les références et l'expérience des fournisseurs.
- Évaluer leur performance passée et leur réputation.
- Établir une liste restreinte de fournisseurs pour une considération plus approfondie.
Étape 3 : Sollicitation
Cela est suivi par l'organisation contactant pour émettre des documents d'approvisionnement pour les fournisseurs qu'elle estime répondre aux critères. Cela leur permet de recueillir plus d'informations et de propositions de leur part. Selon le besoin, cela pourrait inclure :
- Demandes d'information (RFI) : Pour recueillir des détails préliminaires.
- Demandes de propositions (RFP) : Pour évaluer des solutions détaillées et des prix.
- Demandes de devis (RFQ) : Pour comparer les prix de biens ou services spécifiques.
Étape 4 : Évaluation et sélection
Une fois les réponses reçues par l'organisation, elle examinera chaque réponse de fournisseur. Cela sera basé sur des critères tels que le coût, la qualité, l'expérience et la conformité, selon le type de demande émise.
Les étapes 3 et 4 peuvent être répétées selon qu'une demande de suivi doit être émise. Par exemple, si une organisation commence par une demande d'information (RFI), elle peut ensuite demander aux fournisseurs de compléter une demande de proposition (RFP). Il peut également être nécessaire de mener une diligence raisonnable, y compris des évaluations financières et opérationnelles, par le biais d'un questionnaire de diligence raisonnable (DDQ).
Étape 5 : Négociation et attribution du contrat
Après qu'un fournisseur a été choisi avec succès, le processus continue pour négocier les termes du contrat. Cela permet aux deux parties d'avoir une clarté complète sur les livrables, les responsabilités, les délais et les conditions de paiement.
Une fois que tous les termes ont été convenus, ce qui peut nécessiter quelques tours, le contrat est attribué au fournisseur sélectionné pour commencer la livraison.
Étape 6 : Mise en œuvre et livraison
L'organisation est susceptible de surveiller la performance continue du fournisseur pendant la durée du contrat. Cela peut être particulièrement pertinent au début d'un contrat pour s'assurer que tous les biens et services sont livrés comme convenu. Cela peut impliquer :
- Communication régulière avec le fournisseur.
- Traiter rapidement tout problème ou retard.
- Effectuer des contrôles de qualité sur les articles ou services livrés.
Étape 7 : Révision et retour d'information
Bien que l'approvisionnement lui-même puisse être techniquement terminé, le processus continuera encore pendant un certain temps. L'organisation effectuera probablement une évaluation du processus d'approvisionnement et de la performance globale du fournisseur.
Cela leur permet de recueillir des informations qui leur permettront d'améliorer les activités d'approvisionnement futures, telles que l'ajustement des critères ou le raffinement des procédures internes.
Défis courants dans le processus d'approvisionnement
- Manque de clarté : Des exigences mal définies peuvent conduire à une sélection de fournisseurs inappropriée.
- Risques fournisseurs : Des problèmes tels que l'instabilité financière ou la non-conformité peuvent poser des risques s'ils ne sont pas correctement pris en compte lors de l'approvisionnement.
- Contraintes budgétaires : Équilibrer l'efficacité des coûts avec les exigences de qualité est l'un des principaux facteurs de la phase d'évaluation et de sélection.
- Inefficacités du processus : Les flux de travail manuels ou le manque d'automatisation peuvent ralentir l'approvisionnement, ce qui signifie que les délais sont mis en danger et que les décisions prennent plus de temps.
Meilleures pratiques pour un approvisionnement efficace
- Développer des politiques claires : Créez des politiques d'approvisionnement détaillées pour guider votre équipe et garder toutes les actions aussi efficaces que possible.
- Assurer la conformité : Examinez régulièrement les pratiques d'approvisionnement pour vous assurer que vous respectez toutes les réglementations pertinentes - il pourrait y avoir eu des mises à jour.
- Se concentrer sur les relations : Construisez des partenariats solides avec les fournisseurs pour favoriser la confiance et la collaboration, vous aidant à obtenir les meilleures réponses possibles.
- Tirer parti de la technologie : Utilisez un logiciel d'approvisionnement pour rationaliser les flux de travail et améliorer la précision, vous permettant de concentrer vos efforts là où ils auront le plus de valeur.
Points clés & Conclusion
Un processus d'approvisionnement correctement géré aide à garantir l'efficacité opérationnelle même lors de l'expansion des opérations pour inclure de nouveaux fournisseurs.
Il permet aux entreprises de tirer le meilleur parti de ces nouveaux partenariats et de s'assurer qu'elles font le bon choix sur avec qui travailler - ce qui peut faire ou défaire la croissance d'une organisation. Avec une approche structurée en place, les entreprises peuvent minimiser les risques associés aux nouvelles affaires et sécuriser des biens et services de haute qualité pour les aider à atteindre leurs objectifs.
Points clés :
- L'approvisionnement implique plusieurs étapes, de l'identification des besoins à l'évaluation des fournisseurs et à la gestion des contrats.
- Un processus d'approvisionnement bien exécuté améliore l'efficacité des coûts, la qualité et la continuité opérationnelle.
- Tirer parti de la technologie et favoriser les relations avec les fournisseurs peut améliorer l'efficacité de l'approvisionnement.
En comprenant et en optimisant correctement votre processus d'approvisionnement, vous pouvez apporter des avantages significatifs à votre organisation, l'aidant à rester compétitive et résiliente.
Processus d'approvisionnement - FAQ
Quelle est la différence entre l'approvisionnement et l'achat ?
L'approvisionnement est un processus stratégique qui implique l'identification des besoins, l'évaluation des fournisseurs et la gestion des contrats, tandis que l'achat est le processus transactionnel de commande et de paiement de biens ou services.
Combien de temps dure le processus d'approvisionnement ?
Le délai varie en fonction de la complexité du besoin d'approvisionnement, mais il s'étend généralement de quelques semaines pour des achats simples à plusieurs mois pour des projets de grande envergure.
Quels outils peuvent aider à l'approvisionnement ?
Il existe un certain nombre d'outils que vous pouvez envisager pour aider à l'approvisionnement, le logiciel de gestion des approvisionnements étant l'un des plus utiles. Il peut rationaliser des tâches telles que l'évaluation des fournisseurs, la gestion des contrats et les rapports, améliorant l'efficacité globale et vous faisant gagner des ressources précieuses.
Comment assurer la conformité dans l'approvisionnement ?
La conformité peut être assurée en respectant les réglementations, en effectuant une diligence raisonnable et en maintenant la transparence tout au long du processus d'approvisionnement.
Quel rôle jouent les RFI, RFP et RFQ dans l'approvisionnement ?
Ces documents aident les organisations à recueillir des informations (RFI), à évaluer des solutions (RFP) et à comparer les prix (RFQ) des fournisseurs potentiels, permettant une prise de décision éclairée à chaque étape du processus d'approvisionnement.
