La selezione accurata di beni e servizi è stata il pilastro del successo delle organizzazioni per secoli. Aiuta le operazioni quotidiane di un'azienda a funzionare nel modo più efficiente ed efficace possibile, gestendo al contempo il risultato economico.
Questo è il motivo per cui il processo di approvvigionamento è così importante, poiché consente a un'organizzazione di ottenere il miglior prodotto o servizio da un fornitore che migliorerà la loro attività e aiuterà a raggiungere i loro obiettivi.
Siamo qui per aiutarti a capire perché ogni fase del processo di approvvigionamento è cruciale, fornendo una panoramica completa dell'approvvigionamento, delle sue fasi chiave, delle sfide e delle migliori pratiche.
Per chi è questo?
Se sei un responsabile degli approvvigionamenti o delle operazioni in un'organizzazione in crescita che lotta per standardizzare e semplificare i flussi di lavoro di approvvigionamento, questa guida ti aiuterà a implementare un processo trasparente, efficiente e conforme che offre risultati migliori con i fornitori.
Cos'è l'approvvigionamento?
L'approvvigionamento si riferisce al processo in cui le organizzazioni identificano, valutano e acquisiscono beni, servizi o lavori da fornitori esterni. Il processo di approvvigionamento stesso forma un approccio strutturato a questo, garantendo trasparenza ed equità per i fornitori coinvolti.
Attraverso l'approvvigionamento, un'organizzazione esaminerà l'efficacia dei costi, la qualità e la conformità a eventuali normative prima di selezionare un fornitore per soddisfare qualsiasi consegna specificata. L'approvvigionamento può essere diviso in due categorie principali:
- Approvvigionamento diretto: Acquisizione di beni e servizi essenziali per le operazioni principali di un'organizzazione (ad es. materie prime per la produzione).
- Approvvigionamento indiretto: Acquisto di beni e servizi che supportano un'organizzazione ma non sono direttamente legati alla produzione (ad es. forniture per ufficio, servizi IT).
Perché il processo di approvvigionamento è importante?
Avendo un processo di approvvigionamento ben gestito, puoi ottenere il massimo valore da nuove attività che beneficiano la tua organizzazione in diversi modi:
- Efficienza dei costi: Garantire prezzi competitivi e valore per il denaro.
- Garanzia di qualità: Trovare fornitori affidabili che offrono beni o servizi di alta qualità.
- Mitigazione del rischio: Mantenere l'aderenza agli standard di conformità e due diligence.
- Continuità operativa: Fornire beni e servizi essenziali tempestivamente secondo il programma.
Fasi chiave del processo di approvvigionamento
Fase 1: Identificazione delle necessità
Il processo inizia con l'organizzazione che identifica quali beni o servizi sono necessari, inclusa la tempistica entro la quale vogliono raggiungere un verdetto. Questo comporta:
- Valutazione delle esigenze operative.
- Definizione delle specifiche per i prodotti o servizi richiesti.
- Stima dei budget e delle tempistiche.
Fase 2: Ricerca dei fornitori
Successivamente esamineranno i potenziali fornitori che possono soddisfare le loro esigenze, considerando una gamma di fornitori all'interno del settore pertinente. Questo potrebbe includere fornitori con cui hanno lavorato in precedenza così come nuovi fornitori per identificare quelli che sarebbero adatti. Questa fase può comportare:
- Revisione delle credenziali e dell'esperienza del fornitore.
- Valutazione delle loro prestazioni passate e reputazione.
- Selezione dei fornitori per ulteriori considerazioni.
Fase 3: Sollecitazione
Segue quindi il contatto dell'organizzazione per emettere documenti di approvvigionamento per i fornitori che ritengono soddisfino i criteri. Questo consente loro di raccogliere ulteriori informazioni e proposte da loro. A seconda della necessità, questo potrebbe includere:
- Richieste di informazioni (RFI): Per raccogliere dettagli preliminari.
- Richieste di proposte (RFP): Per valutare soluzioni dettagliate e prezzi.
- Richieste di quotazioni (RFQ): Per confrontare i prezzi per beni o servizi specifici.
Fase 4: Valutazione e selezione
Una volta ricevute le risposte dall'organizzazione, verranno esaminate le risposte di ciascun fornitore. Questo sarà basato su criteri come costo, qualità, esperienza e conformità, a seconda del tipo di richiesta emessa.
Le fasi 3 e 4 possono essere ripetute a seconda che sia necessario emettere una richiesta di follow-up. Ad esempio, se un'organizzazione inizia con una richiesta di informazioni (RFI), potrebbe poi chiedere ai fornitori di completare una richiesta di proposta (RFP). Potrebbe anche essere necessario condurre una due diligence, comprese valutazioni finanziarie e operative, attraverso un questionario di due diligence (DDQ).
Fase 5: Negoziazione e assegnazione del contratto
Dopo che un fornitore di successo è stato scelto, il processo continua con la negoziazione dei termini del contratto. Questo consente a entrambe le parti di avere chiarezza completa su consegne, responsabilità, tempistiche e termini di pagamento.
Una volta che tutti i termini sono stati concordati, il che potrebbe richiedere alcuni round, il contratto viene assegnato al fornitore selezionato per iniziare la consegna.
Fase 6: Implementazione e consegna
L'organizzazione probabilmente monitorerà le prestazioni continue del fornitore per tutta la durata del contratto. Questo può essere particolarmente rilevante nel periodo iniziale di un contratto per garantire che tutti i beni e servizi vengano consegnati come concordato. Questo può comportare:
- Comunicazione regolare con il fornitore.
- Affrontare tempestivamente eventuali problemi o ritardi.
- Condurre controlli di qualità sugli articoli o servizi consegnati.
Fase 7: Revisione e feedback
Sebbene l'approvvigionamento stesso possa essere tecnicamente completato, il processo continuerà ancora per un po'. L'organizzazione probabilmente condurrà una valutazione del processo di approvvigionamento e delle prestazioni complessive del fornitore.
Questo consente loro di raccogliere informazioni che consentiranno di migliorare le future attività di approvvigionamento, come l'aggiustamento dei criteri o il perfezionamento delle procedure interne.
Le sfide comuni nel processo di approvvigionamento
- Mancanza di chiarezza: Requisiti mal definiti possono portare a una selezione inadeguata dei fornitori.
- Rischi del fornitore: Problemi come l'instabilità finanziaria o la non conformità possono rappresentare rischi se non adeguatamente considerati durante l'approvvigionamento.
- Vincoli di budget: Bilanciare l'efficienza dei costi con i requisiti di qualità è uno dei principali fattori nella fase di valutazione e selezione.
- Inefficienze del processo: Flussi di lavoro manuali o mancanza di automazione possono rallentare l'approvvigionamento, mettendo a rischio le scadenze e allungando i tempi decisionali.
Migliori pratiche per un approvvigionamento efficace
- Sviluppare politiche chiare: Creare politiche di approvvigionamento dettagliate per guidare il tuo team e mantenere tutte le azioni il più efficienti possibile.
- Garantire la conformità: Rivedere regolarmente le pratiche di approvvigionamento per assicurarti di aderire a eventuali normative pertinenti - potrebbero esserci stati aggiornamenti.
- Concentrarsi sulle relazioni: Costruire forti partnership con i fornitori per promuovere fiducia e collaborazione, aiutandoti a ottenere le migliori risposte possibili.
- Sfruttare la tecnologia: Utilizzare un software di approvvigionamento per semplificare i flussi di lavoro e migliorare l'accuratezza, permettendoti di concentrare i tuoi sforzi dove avranno il massimo valore.
Punti chiave e Conclusione
Un processo di approvvigionamento gestito correttamente aiuta a garantire l'efficienza operativa anche quando si espandono le operazioni per includere nuovi fornitori.
Permette alle aziende di ottenere il massimo valore da queste nuove partnership e di assicurarsi di fare la scelta giusta su con chi lavorare - il che può fare o rompere la crescita di un'organizzazione. Con un approccio strutturato in atto, le aziende possono minimizzare i rischi associati a nuove attività e garantire beni e servizi di alta qualità per aiutare a raggiungere i loro obiettivi.
Punti chiave:
- L'approvvigionamento coinvolge più fasi, dall'identificazione delle necessità alla valutazione dei fornitori e alla gestione dei contratti.
- Un processo di approvvigionamento ben eseguito migliora l'efficienza dei costi, la qualità e la continuità operativa.
- Sfruttare la tecnologia e promuovere le relazioni con i fornitori può migliorare l'efficacia dell'approvvigionamento.
Comprendendo e ottimizzando adeguatamente il tuo processo di approvvigionamento, puoi fornire benefici significativi alla tua organizzazione, aiutandola a rimanere competitiva e resiliente.
Processo di approvvigionamento - FAQ
Qual è la differenza tra approvvigionamento e acquisto?
L'approvvigionamento è un processo strategico che coinvolge l'identificazione delle necessità, la valutazione dei fornitori e la gestione dei contratti, mentre l'acquisto è il processo transazionale di ordinare e pagare beni o servizi.
Quanto dura il processo di approvvigionamento?
La tempistica varia in base alla complessità della necessità di approvvigionamento ma in genere va da settimane per acquisti semplici a mesi per progetti su larga scala.
Quali strumenti possono aiutare con l'approvvigionamento?
Ci sono diversi strumenti che puoi considerare per assistere con l'approvvigionamento, con il software di gestione degli approvvigionamenti essendo uno dei più utili. Può semplificare compiti come la valutazione dei fornitori, la gestione dei contratti e la reportistica, migliorando l'efficienza complessiva e risparmiando risorse preziose.
Come si garantisce la conformità nell'approvvigionamento?
La conformità può essere garantita aderendo alle normative, conducendo una due diligence e mantenendo la trasparenza durante tutto il processo di approvvigionamento.
Quale ruolo svolgono RFI, RFP e RFQ nell'approvvigionamento?
Questi documenti aiutano le organizzazioni a raccogliere informazioni (RFI), valutare soluzioni (RFP) e confrontare i prezzi (RFQ) dai potenziali fornitori, consentendo decisioni informate in ogni fase del processo di approvvigionamento.
